POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE

DATOS PERSONALES EN XIGNA COMUNICACIÓN VISUAL LTDA.

Objetivo general.

Xigna Comunicación Visual Ltda. (en adelante la “compañía”), actuando en calidad de responsable del tratamiento de datos personales, busca garantizar la protección de los datos personales o de cualquier otro tipo de información que sea utilizada o repose en sus bases de datos, cumpliendo con el derecho constitucional que tienen todas las personas de conocer, actualizar y rectificar la información que se recoja sobre ellas. Estipulado en el artículo 15 de la Constitución política colombiana, Ley 1266 de 2008 y Ley 1581 de 2012.

Por lo tanto este documento busca establecer los criterios para la obtención, recolección, uso, tratamiento, intercambio, transferencia y transmisión de datos personales, así como también fijar las responsabilidades de la compañía y de sus empleados en el manejo y tratamiento de los datos personales que reposen en sus bases de datos procurando la protección de derechos como el Hábeas Data, la privacidad, intimidad y el buen nombre e imagen. Con tal propósito todas las actuaciones se regirán por principios de buena fe, legalidad, autodeterminación, libertad y transparencia.

Serán objeto de protección con base en la presente política aquellas personas permanentes u ocasionales que en ejercicio de cualquier actividad puedan suministrar cualquier tipo de información o dato personal a la compañía, quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de datos personales y quien deberá permitir al titular de la información adquirida, conocerla, actualizarla y rectificarla; teniendo en cuenta que la misma no será compartida con terceros fuera de las instalaciones de Xigna Comunicación Visual Ltda.

En concordancia con lo anterior, a continuación se describen los procedimientos establecidos por la compañía para el tratamiento de datos personales.

Marco legal.

Las políticas de privacidad de la compañía estarán sujetas a:

1. Constitución política, artículo 15.

2. Ley 1266 de 2008.

3. Ley 1581 de 2012.

4. Decretos reglamentarios 1727 de 2009, 2952 de 2010, y 1377 de 2013.

5. Sentencias de la Corte Constitucional C – 1011 de 2008 y C - 748 del 2011.

Cualquier vacío en la normatividad citada se interpretara según las disposiciones de la legislación colombiana.

Definiciones.

De conformidad con la legislación vigente sobre la materia, se establecen las siguientes definiciones que serán aplicadas e implementadas acogiendo los criterios de interpretación que garanticen una aplicación sistemática e integral y en conformidad con los avances tecnológicos, la neutralidad tecnológica y los principios y postulados que rigen el derecho de Hábeas Data y la protección de datos personales.

a) Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

b) Base de datos: conjunto organizado de datos personales que es objeto de tratamiento.

c) Dato personal: cualquier información vinculada a una persona natural determinada.

d) Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

e) Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

f) Titular: persona natural o jurídica cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

g) Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

h) Dato sensible: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y biométricos.

Aplicación.

Las políticas de privacidad serán aplicables a la compañía que en virtud del desarrollo legal y responsable del objeto social hayan obtenido datos de distribuidores, proveedores, clientes, colaboradores, trabajadores o en general terceros de los cuales tenga conocimiento o haya recopilado información de conformidad con las estipulaciones legales vigentes al momento de la captura de la información.

Derechos de los titulares de la información.

En atención y en consonancia con lo dispuesto en la normatividad vigente y aplicable en materia de protección de datos personales, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

1) Acceder, conocer, rectificar y actualizar sus datos personales frente a la compañía, en su condición de responsable del tratamiento.

2) Por cualquier medio válido, solicitar prueba de la autorización otorgada a la compañía, en su condición de responsable del tratamiento, salvo en los casos expresamente exceptuados en la Ley.

3) A recibir solicitud previa por parte de la compañía respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

4) Acudir ante las autoridades legalmente constituidas y presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente en las normas aplicables, realizando un previo trámite de consulta o requerimiento ante el responsable del tratamiento.

5) Modificar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales vigentes.

6) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Deberes de la compañía como responsable de la base de datos personales.

La compañía, cuando actúe como responsable del tratamiento de datos personales cumplirá con los siguientes deberes:

1) Garantizar al titular el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data.

2) Informar debidamente al titular sobre los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

3) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

4) Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

5) Actualizar la información comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento.

6) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.

7) Exigir al encargado del tratamiento el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

8) Tramitar las consultas y reclamos formulados.

9) Abstenerse de emplear la información cuando la misma se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

10) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.

11) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

12) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Autorización del titular.

En el momento del ingreso de los datos a la página web el titular autoriza la implementación de un tratamiento en los mismos, limitando la recolección de datos a aquellos que son pertinentes y adecuados.

Rectificación y actualización de datos.

A solicitud del titular la compañía tiene la obligación de rectificar y actualizar la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta de conformidad con el procedimiento y los términos señalados.

Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente: en las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición en la compañía, además tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho siempre y cuando éstos lo beneficien.

Revocatoria de la autorización.

Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.

Para ello, se permite la revocación de la autorización por medio de un mensaje al correo señalado en la página web.

Xigna Comunicación Visual Ltda.